青岛市慈明慈善基金会采购管理制度

（2024年7月经理事会审议通过）

第一章 总则

第一条　 制定本制度的目的

为加强对本基金会采购业务的管理，规范采购行为，管控采购成本，提高采购效率，保障基金会正常运行，特制定本制度。

第二条　 采购适用范围

本制度适用除规定可报销事项之外的所有采购事项的管理。基金会项目支出（包括公益慈善活动支出和服务项目支出）所涉及的采购货物和服务的采购活动，均适用本办法。

第三条　 风险控制

在建立并实施采购业务内控制度中，至少应当强化对以下关键方面或者关键环节的风险控制，并采取相应的控制措施：

（一）权责分配和职责分工应当明确；

（二）采购计划和审批程序应当明确；

（三）采购与验收的管理流程有关控制措施应当清晰，对供应商的选择、采购方式的确定、采购合同的签订、原料的验收等应有明确规定；

（四）付款方式、程序、审批权限和与客户的对账办法应当明确。

第四条　 采购原则

（一）预算节约、公开透明、公平公正、诚实信用、不得化整为零，项目采购根据需求进行采购，遵守“经济、节约、效果最大化、性价比高”的原则，减少中间环节、降低采购成本，节约资金。

（二）参与采购活动的工作人员，要严格遵守国家的法律、法规和基金会有关的规章制度，坚持原则，廉洁自律。

（三）采购业务应当根据商品或劳务的性质及其供应情况分别确定以公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购询价、直接采购等方式。

第二章 采购申请与审批

第五条　 提出采购申请

需求部门在采购前须根据项目情况，提出采购申请，申请内容包括采购项目名称、数量、规格、采购要求等。

第六条　 采购申请审批

（1）采购申请由经办人申请，部门负责人复核、秘书长或秘书长授权的常务副秘书长等逐级审批同意后方能进行采购。

（2）审批要遵循“满足本基金会需求的前提下最大限度地降低成本，以服务更多人群”的原则。

第七条　 确定采购方式

（一）单次采购金额在人民币30万元（含）以上的，应以招标为主要采购方式，参照《中华人民共和国招标投标法》及其实施条例的规定执行。不得以化整为零或者其他任何方式规避招标。

1．符合下列情形之一的货物或服务，可以采用邀请招标方式采购：（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购；（2）公开招标方式费用占采购项目总价值比例过大的。

2．符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：（1）货物或服务招标后没有供应商投标或者没有合格标的；（2）技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的；（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；（4）不能事先计算出价格总额的。

（二）单次采购的货物金额在人民币30万元以下，且货物规格、标准统一，现货货源充足，有充分市场竞争力的，可以采用询价方式采购。物品或劳务原则上需有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素基础上综合评估，最终确定供应商和价格；

（三）单次采购金额虽低于30万元，但为经常性采购累计金额较大的项目物资和服务，也应以招标的方式建立供应商库，再从供应商库中筛选比较之后确定供应商。

（四）“应急灾难”（自然灾害、事故灾难等）项目的物资采购，可遵循急事急办、就近采购、保证质量的原则，做到合理合规，经得起检查和监督。

（五）如遇特殊情况无法实现招标比价，运营支持部应说明原因逐级审批，报秘书长批准；涉及人民币30万元以上支出的，报理事长批准。

（六）符合下列情形之一的特殊项目，经秘书长或秘书长授权的常务副秘书长审批，可采用定向采购方式：（1）因项目专业性、特殊性或资源唯一性，只能从唯一供应商处采购的；（2）发生不可预见的紧急情况，无法通过其他采购方式实施的；（3）为保障项目整体一致性或服务连续性，需由原供应商继续提供服务的；（4）作为资助方，向已由被资助方或项目主办方依法选定的特定供应商（包括工程、货物或服务供应商）进行支付的；（5）法律法规、基金会章程或项目协议中明确规定可采用定向采购的其他情形。

采用定向采购的，应提供充分依据并做好记录，确保采购过程合理、合规、可追溯。

第三章 采购过程管理

第八条　 实施采购

（一）采购申请通过后，运营支持部根据采购申请内容和要求，分别按公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等形式实施采购，需市场调研的由采购员与需求部门共同负责市场调研，提供市场价、推荐优质供应商等。

（二）招标项目原则上应该委托招标代理公司完成招标手续，运营支持部负责与第三方（招标代理公司）进行沟通，初步审核招标文件，参与招标评审过程，确保中标结果符合本基金会整体利益。

（三）委托招标以外的询比价和内部二次筛选供应商由采购提请部门负责人复核、秘书长或秘书长授权的常务副秘书长等逐级审批。内部二次筛选供应商时，如遇优于年度中标单位二次报价的可择优选择。

第九条　 办理签收、入库

（一）采购物资到达后，收货人要按质按量验收，并办理签收或入库手续。

（二）根据物资的易耗分类进行分类存放，应当保持库存物品存放地点整齐、干燥。

第十条　 付款

（一）经办人填制付款申请，部门主管同意后，将纸质真实合法的发票、合同、验收单或入库单及审批同意的采购申请交运营支持部（财务）。

（二）运营支持部（财务）在办理付款业务时，应当对采购合同约定的付款条件以及采购发票、结算凭证、检验报告、计量报告和验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性进行严格审核、存底。审核无误后，按《青岛市慈明慈善基金会财务管理制度》规定的审批权限办理付款：单次支付1万元（含）以下由秘书长审批，1万元以上由理事长审批，属于章程规定的重大事项的经理事会审议通过后支付。

（三）严格履行预付账户和定金的批准手续，加强预付账款和定金的管理。加强对预付账款的监控，定期对其进行追踪核查。对预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等进行综合判断；对有疑问的预付账款及时采取措施，尽量降低预付账款资金风险和形成损失的可能性。

（四）定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项，如有不符，应当查明原因，及时处理。

第四章  信息档案管理

第十一条　 归档与台账

招标方式进行的采购，所在项目事业部要将采购申请、采购合同、标书等相关的文件归档管理。

第五章  附  则

第十二条　 本制度2024年7月由慈明慈善基金会理事会批准，颁布正式执行。本制度由青岛市慈明慈善基金会理事会负责解释。